Come creare un metodo di lavoro efficace

Email, gestione contatti e progetti: un vero caos! Vediamo come creare un metodo di lavoro efficace che possa aumentare la produttività.

Gestire un team, clienti e i progetti può risultare molto difficile ma esistono davvero dei modi utili per aumentare la propria produttività? Bhè io ne ho sperimentati alcuni, ecco alcuni consigli (personali) che potrebbero aiutarvi.

01. Email reading a fascia oraria

Si sa, le mail sono diventate un ottimo strumento per comunicare ma possono anche diventare dei veri “elefanti” da gestire. Smettete di controllare le mail ogni 10 minuti o di rispondere in real time, non è una chat. Oltretutto il passare dal vostro lavoro alla lettura/risposta delle mail abbassa la vostra produttività drasticamente. Il mio consiglio è di controllare e rispondere alle richieste secondo un sistema “a fasce orarie”. Nel mio caso –  ad esempio –  mattina, mezzogiorno, primo pomeriggio e sera. In questo modo avrete coperto tutta la giornata senza dovervi interrompervi ogni volta. Ovviamente se arrivano email e non rientrate in quella fascia oraria dovrete lasciarla accumulare per rispondervi in seguito (le prime volte può essere dura!).

02. Distrazioni? Si ma ad intervalli regolari

Le distrazioni sono un bene. No, non sono impazzito. Secondo molti studi è stato dimostrato come “staccare” il focus e distrarsi possa davvero aumentare la concentrazione e la produttività. Occhio però a non abusarne, vi consiglio di filtrare le distrazioni (Facebook, Socials, Video, Spuntino, SMS et simila) non più di 5 min ogni ora. In questo modo In una giornata lavorativa media avrete fatto circa 40min di pausa diluendo il vostro stress e fatica.

Personalmente trovo che una distrazione molto utile sia parlare con i propri colleghi e scherzare in generale del più e del meno. Vi aiuta a staccare la spina e vi fa divertire. Un must!

03. Organizza le idee su carta

Personalmente trovo ancora molto utile buttare giù le proprie idee su carta. Fasi di sviluppo come mockup e planning  oggi vengono fatti solitamente tramite webapp o applicazioni dedicate, sotto questo aspetto penso che la cara e vecchia “carta e penna” sia ancora la scelta da preferire.

04. Pianifica la tua prossima giornata

A fine giornata, preparatevi un “foglio di lavoro” con le cose urgenti da fare il giorno dopo, o un elenco di richieste non evase.Ecco un esempio:

• Preparare preventivo Mario Rossi
• Project XXX: modifica database
• Project YYY: iniziare concept
• Project ZZZ: Ultimare responsive

In questo modo saprete esattamente da dove iniziare il giorno seguente. Provare per credere!

05. Conclusioni

Spero che questo articolo vi aiuti nella vostra gestione della routine lavorativa, questi consigli mi hanno davvero cambiato spero che possano aiutare anche voi per gestire e limitare lo stress. Conosci altre tecniche per aumentare la produttività? Scrivi nei commenti!